Цифровой архив, дашборды и муниципальная реформа: что изменится в работе с документами
Главной темой семинара-совещания работников государственного и муниципальных архивов стало внедрение нового регламента экспертно-проверочной комиссии Государственного комитета по делам архивов Челябинской области. Разговор шёл не только о бумагах. Отдельный блок посвятили цифровым инструментам учёта.
Начальник отдела автоматизированного учёта и создания информационно-поисковых систем Наталья Булыгина подвела итоги ведения архивного учёта в информационной системе «Цифровой архив Челябинской области». Она дала рекомендации, как самостоятельно проверять правильность внесения данных на уровне описей дел. Проще говоря, архивистов учили ловить собственные ошибки до того, как их найдёт комиссия.
Тему продолжил главный специалист Илья Кулюшин. Его доклад касался проверки реквизитов актов приёма-передачи документов. Отдельно он разобрал алгоритм сбора данных для дашборда «Архивы: ключевые показатели» — это аналитическая платформа Ситуационного центра правительства области. Теперь работа муниципальных архивов видна на общей панели в режиме цифр, а не в виде стопки отчётов.
Что меняется в работе с документами
Новый регламент экспертно-проверочной комиссии разобрали по направлениям. Начальник отдела Елена Герман рассказала об обновлениях документа и о том, чем отличаются сроки предоставления и рассмотрения бумаг в рамках работы комиссии. Она напомнила: архивам нужно планировать деятельность заранее и не выпадать из графика.
О критериях экспертизы ценности документов говорила главный специалист Марина Аллаярова. Это ключевой момент — именно на этом этапе решается, что уйдёт на постоянное хранение, а что спишут.
Процедуру внесения изменений в списки организаций-источников комплектования архивов осветила главный специалист Полина Бикейкина. Тема связана с муниципальной реформой. Она также показала перечень документов, которые представляют на рассмотрение комиссии.
Актуализированную инструкцию пользователя системы «Цифровой архив Челябинской области» предложила главный специалист Ольга Михайлова. Она напомнила об алгоритме заполнения регистрационных карточек экспертно-проверочной комиссии в программе.
В завершение мероприятия руководители архивных отделов городских и муниципальных округов, а также районов поблагодарили сотрудников отдела по делам архивов за организацию встречи.
Напомним, что в октябре Государственный архив Российской Федерации проводит цикл лекций в рамках выставки «Нюрнберг. Уроки истории». Архивное сообщество сейчас живёт в плотном графике — от федеральных просветительских проектов до муниципальных отчётов.